CWO vorderingenstaten kunnen enkel worden afgeven bij CWO aangesloten opleidingslocaties. Op de vorderingenstaat worden de vorderingen afgetekend zodra de kandidaat het betreffende onderdeel beheerst. De vorderingenstaat wordt na afloop van de cursus of examen eigendom van de kandidaat. Een vorderingenstaat is geldig tot 18 maanden na het aftekenen van de eerste eis. Deze geldigheid impliceert niet dat alle vaardigheden die een kandidaat had op het moment van aftekenen nog steeds worden beheerst. Een opleidingslocatie mag daarom altijd controleren of de afgetekende onderdelen nog steeds beheerst worden en zal zonodig deze vaardigheden eerst weer op niveau moeten brengen.

Als alle eisen zijn afgetekend, moet het diploma binnen 6 maanden worden uitgereikt. Na deze periode verliest een vorderingenstaat haar geldigheid. Voor de diploma's Gms en Jachtvaren III moet een afsluitend CWO-examen gevaren worden, voordat er een diploma kan worden afgegeven.